Gelebte Digitalisierung: neues Online-Reklamationsportal für Postdienstleistungen

Die Digitalisierung gehört zu den Megatrends, die uns und unsere Kunden in den vergangenen Jahren besonders stark umtreiben. Einen weiteren Schritt in Richtung digitale Prozesse gehen wir jetzt mit unserem Online-Reklamationsportal für Postdienstleistungen. Anstatt ihre Reklamationen per PDF-Formular an uns zu übermitteln, können die Dienststellen seit Mitte Februar bequem und einfach online ihre Daten eingeben. Diese werden automatisch an den jeweils zuständigen Postdienstleister übermittelt.

„Wir sparen Ihre Zeit“

Damit entfallen langfristig unnötige Bearbeitungsprozesse. Denn bisher gingen Reklamationen zunächst bei uns ein, wir haben sie weitergeleitet und anschließend die Stellungnahme des Dienstleisters geprüft. Der Postdienstleister erhält automatisch unmittelbar eine elektronische Nachricht, sobald eine Reklamation einer Dienststelle eingegangen ist. Jetzt kann der Postdienstleister diese Reklamation direkt im Portal bearbeiten und beantworten. Die betroffene Dienststelle erhält daraufhin eine E-Mail und kann die Rückmeldung online einsehen. Damit gestalten wir die Prozesse für beide Seiten nicht nur komfortabler, sondern sparen auch Zeit.

Gerade bei den Postdienstleistungen ist ein schneller und enger Austausch mit dem Dienstleister wichtig. Denn anders als bei den meisten anderen Artikeln aus unserem Geschäftsfeld „Waren und Dienstleistungen“, sind die Dienststellen beim Versand ihrer dienstlichen Post tagtäglich auf einen zuverlässigen Service angewiesen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist zudem eine zeitnahe Bearbeitung von Reklamationen notwendig, da die Sendungsinformationen nur für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden. Mit dem Online-Reklamationsportal ermöglichen wir nun den direkten Kontakt zwischen Dienststelle und Postdienstleister.

Online-Reklamationsportal in NAVO integriert

Integriert haben wir das Online-Reklamationsportal in die Plattform NAVO (Niedersächsisches Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online) des Landes Niedersachsen. Auf diese haben wir eine zusätzliche Applikation aufgeschaltet. Das Online-Reklamationsportal ist in Zusammenarbeit mit FJD Information Technologies AG und IT.Niedersachsen (IT.N) entwickelt worden. Wir freuen uns, dass das Projekt mit deren Unterstützung erfolgreich umgesetzt wurde.